Miesiąc: luty 2021

Posted on

Od przybytku głowa nie boli, a jednak…

Bez kategorii

W tamtym roku narzekaliśmy, że walczymy o przetrwanie. Brak, bądź zmniejszone zamówienia, zakłócane przepływy, obniżane pensje by utrzymać wszystkich pracowników. Świat stanął w poprzek. Mieliśmy mieć więcej czasu, a okazało się, że work-life balance zniknął w czeluściach ciągłego zabiegania.

Dzisiaj sytuacja jest znowu dramatyczna.

Tym razem stajemy w obliczu popytu przewyższającego podaż. Nie pamiętam takich miesięcy jak pierwszy kwartał tego roku, gdzie z dnia na dzień domykaliśmy kolejne plany produkcyjne. Gdyby były to warunki odnoszące się tylko do nas, to powiedziałabym, że jesteśmy wyjątkiem. Ponieważ jednak cały rynek szaleje (za wyjątkiem branży, które zostały dotknięte pandemią), a nasi klienci próbują nadgonić z zamówieniami od stycznia, stwierdzam, że nie tylko my walczymy,  ale cały świat zwariował!

Co w takiej sytuacji ma robić lider?

  1. Siadasz wygodnie w przysłowiowym fotelu i podziwiasz rezultaty „swoich” działań. Rynek się napędził. Zamówienia samoczynnie spływają, a ty obserwujesz i napawasz się optymistyczną wizją początku rynkowego szaleństwa. Odbierasz gratulacje od kolegów z branży.  Nie masz co podnosić się z fotela, bo po co? Siedź i napawaj się twoimi osiągnięciami. Pomijam, ze na końcu tej historii w większości przypadków stoi zwinny zespół, który potrafi skutecznie skorygować część błędnych decyzji czy zaniechań swojego  lidera. Ale splendor spada i tak na niego osobiście. Chwilo trwaj!
  2. Podejmujesz wyzwanie i rozwijasz biznes. Problem polega na tym, ze nie wiesz czy lepiej inwestować, czy może jednak lepiej powstrzymać się od „zakupowego szaleństwa”? Czy te wzrosty będą długotrwałe? Czy są tylko chwilowym odbiciem rynku w konsekwencji zeszłorocznych spadków? W tej opcji problemem nie jest gwałtowny wzrost zamówień tylko nieprzewidywalny koniec. Czy odkładać na tzw. czarną godzinę? Czy lepiej inwestować ile wlezie póki są ku temu możliwości? Szukasz wsparcia doradców finansowych. Analizujesz trendy gospodarki światowej. Zamiast siedzieć wygodnie w fotelu, działasz!
  3. Zamartwiasz się niestabilnością tej chwili. W końcu każdy dobrobyt ma swój koniec. Zamiast inwestować kumulujesz oszczędności. Jak to mówią: Trzeba się nachapać póki można. Przewidzieć nieprzewidywalne i oszczędzać maksymalnie póki jest możliwość. Budujesz poduszkę finansową, której będą ci pozazdrościć najwięksi, gdy tylko znowu nastąpi kryzys. I nieważne, że nikt nie wie kiedy! Ważne, że ty będziesz wyjątkowo dobrze przygotowany.

Wybór jest.

Bądź liderem na miarę swoich możliwości. Możesz wybrać jedną z powyższych opcji, bądź połączyć niektóre. Moje osobiste przemyślenie brzmi: Traktuj dzisiaj jako przystanek w drodze do jutra.

Nie skupiam się na tym co jest, bo to już przeszłość. Analizuję dotychczasowe doświadczenia, ale nie opieram swoich decyzji tylko na nich. Zbyt szybko zmienia się rzeczywistość w świecie VUCA. Nie oszczędzam bez inwestowania. Nie inwestuję bez oszczędzania. Jedno natomiast jest pewne. Nie lubię siedzieć w przysłowiowym fotelu i napawać się efektami mojej pracy. Wolę aktywnie działać. To przynosi mi więcej satysfakcji i kolejne efekty pracy mojej i zespołu.

A jak ty postrzegasz dzisiaj swoją rolę?

Małgorzata Bieniaszewska
Posted on

Dziwne jest to państwo, dziwne w nim przepisy

Bez kategorii

Chcieliśmy wprowadzić premie w naszej firmie. Dla wszystkich. Uzależnione od kilku czynników, konkretnie określonych w regulaminie. Każdy dział wiedziałby za co i ile premii może dostać. Jasne zasady i warunki jej przyznawania oznaczają premię regulaminową. Kto prowadzi firmę ten wie, że jest jeszcze uznaniowa premia, której przyznawanie wynika tylko i wyłącznie z „widzimisię” pracodawcy. Ta, którą my chcieliśmy wprowadzić miała być przyznawana regulaminowo jeśli spełnione zostaną warunki. Wtedy jest wszystko jasne dla wszystkich.

Po co te premie?

Po całym ubiegłym roku ciężkiej walki stwierdziliśmy, że będzie dobrze podziękować i zmotywować ludzi do działania w taki sposób, by mieli wpływ na to, ile dodatkowo wpłynie im na konto w zależności od wkładu pracy. Jasne i przejrzyste zasady miały wyeliminować dyskusje i wątpliwości co do wyliczeń. Nie trzeba nikomu nic udowadniać. Ani pracownik pracodawcy, ani pracodawca pracownikowi. Czysty, jasny i przejrzysty system. I wiecie co się wydarzyło?

Przeanalizowaliśmy prawo pracy

i doszliśmy do wniosku, że wprowadzając takie rozwiązanie, samodzielnie zawiązujemy sobie pętlę na szyi. By pracodawca mógł zmienić warunki i zasady przyznawania premii, musi zawrzeć to w aneksie do umowy. Przykład: jeśli znów dojdzie do tąpnięcia na rynku, a kondycja firmy pogorszy się z dnia na dzień, to – aby cofnąć premię lub ją zmniejszyć dostosowując do panujących warunków finansowych w organizacji – potrzebne jest do tego porozumienie stron. Lub wypowiedzenie warunków płacy. Czyli – pracodawco, nagradzasz, jak chcesz, jeśli możesz i chcesz poprawić warunki pracownikowi. Jeśli z przyczyn niezależnych będziesz chciał wycofać się z tej decyzji (bo np. pojawi się kolejna epidemia), to nic z tego! Tak prosto się nie da. Z każdym rozmowa indywidualna. Uzgodnienia.

Oczywiście szanuję przepisy.

Wiem, że bez determinacji pracowników trudno byłoby przejść przez kryzys 2020. Zastanawiam się jednak, czy dziś prawo pracy w Polsce nie powinno być bardziej elastyczne, tak jak było podejście firm do nowych warunków. Jestem za tym, żeby prawo było propracownicze. Wciąż jest wielu pracodawców, którzy nie przestrzegają podstawowych zapisów Kodeksu Pracy. Zastanawiam się jednak, na ile ma sens wprowadzenie obostrzeń przy regulaminowych premiach, które równocześnie zniechęcają pracodawców do ich wprowadzania?

Wychodzi na to,

że jak chcesz – pracodawco – polepszyć warunki pracownikom, to lepiej stosuj premię od „widzimisię”. Wtedy zachowasz płynność, gdy przyjdzie kryzys. Dzielisz jak chcesz, ile chcesz i kiedy chcesz. Wszystko w twoich rękach. Tylko ludzie nie wiedzą, czego mogą się spodziewać, a to wpływa na morale. Jeśli chcesz, aby twój zespół wiedział na jakiej podstawie został doceniony, to możesz mieć kłopoty. Narażasz się na kontrolę rozliczeń i brak możliwości płynnej reakcji na prawdziwe kryzysy.

Pod koniec tych analiz

doszliśmy do wniosku, że mimo wszystko warto. Chcemy podziękować naszym ludziom za ich postawę w roku 2020, ale nie tak po prostu, wszystkim po równo. Chcemy też zmotywować załogę do podnoszenia poprzeczki w realizowaniu celów i potwierdzić, że to się po prostu wszystkim opłaca. Przeszliśmy wspólnie przez bardzo trudny rok. Przed nami kolejny, a tak naprawdę już jeden miesiąc minął. Większość zespołu się sprawdziła. Warto spowodować, aby wszystkim się chciało.

Kwestię czynników motywacji

pozafinansowej pomijam, bo uważam, że w tym jesteśmy całkiem nieźli. Zawsze byłam przeciwna premiom regulaminowym. Po latach podejmuję próbę i wyzwanie. Mam nadzieję, że nie popełniam błędu. A jeśli tak, to mam nadzieję, że nie będzie on wyjątkowo bolesny. Trzymajcie kciuki, aby wszyscy byli zadowoleni za rok. 😊

Małgorzata Bieniaszewska
Posted on

Jak planować w niepewnych czasach?

Bez kategorii

Ostatni rok pokazał, że choć potrafimy działać w świecie VUCA, mamy jeszcze wiele do przepracowania. Co prawda nasza organizacja okazała się zwinna na tyle, że potrafiliśmy szybko zmienić podejście do wielu kwestii biznesowych, ale zawsze trzeba było jeszcze nad czymś popracować. Poniżej kilka kwestii, które wdrożyliśmy.

Po pierwsze,

zmieniliśmy model biznesowy. Cotygodniowe spotkania z menedżerami nadal się odbywają w formie odprawy i krótkiego omówienia gdzie jesteśmy w danym projekcie. Równocześnie jednak zauważyliśmy, że potrzebujemy spotkań operacyjnych w mniejszych grupach roboczych, w zależności od projektu.

Wprowadziliśmy komunikację online,

która dotychczasowo wydawała się wręcz niemożliwa. Teraz zarówno spotkania firmowe jak i z klientami odbywają się tą drogą. Ma to swoje plusy, bo nie trzeba jeździć po świecie. Jest jednak jedno założenie, którego należy pilnować, że pracujemy w godzinach 7-15, a czas po pracy jest przestrzenią prywatną pracownika, a nie pracodawcy.

Szybciej podejmujemy decyzje,

bo nie ma oczekiwania na pojedyncze procesowanie i analizowanie. Spotykamy się w gronie decydentów i omawiamy wszystkie za i przeciw. Następnie podejmujemy decyzję w myśl zasady, że brak decyzji jest również decyzją.

Obsługa klienta stała się bardziej ustrukturyzowana

i szybsza. Wystarczy kontakt online i uzgodnienia tą drogą. Na początku było to trudne. Teraz już powoli wszyscy się przyzwyczaili, że inaczej się nie da. Koszty podróży spadły do zera, co akurat nas cieszy niezmiernie przy założeniu, że skuteczność wzrosła bądź przynajmniej została zachowana na tym samym poziomie.

Po drugie,

zmieniliśmy podejście do decyzyjności menedżerów. Wielu uwolniło się do samodzielnego działania. Z jednej strony ograniczyło to czas spotkań, z czego akurat nie jestem zadowolona, bo lubię rozmawiać z ludźmi. Z drugiej – dało przestrzeń do podejmowania decyzji w tematach bieżących i nie wymagających ciągłego nadzoru. Mam wrażenie, że to pozwoliło ludziom na myślenie o sobie w kategorii większej samodzielności i odpowiedzialności.

Kolejna zmiana to optymalizacja kosztów.

Ludzie zaangażowali się. Wielu zaproponowało rozwiązania, które obniżyły wydatki. Dotychczasowo scentralizowana decyzyjność w każdym zakresie miała swoje plusy, ale też wiele minusów. Dzisiaj wygląda to trochę sprawniej, bo każdy dział decyduje o swoim obszarze i proszony o aktualizację sytuacji jest w stanie stwierdzić jak wyglądają finanse właśnie u nich. To też sprowadziło się do dużej zmiany jaką był outsourcing usług księgowych. Zyskaliśmy dobrego dyrektora finansowego, a równocześnie spokój w analizowaniu danych finansowych i podejmowaniu decyzji. W efekcie końcowym wyszliśmy na prostą nawet w tak trudnym roku jakim był 2020.

Patrząc z perspektywy roku muszę powiedzieć, że jestem zadowolona.

Pokazał on wiele obszarów do doskonalenia, ale równocześnie wypracowaliśmy wiele rozwiązań, które pozwoliły nam na kontynuowanie działalności w miarę stabilnym wydaniu.

Małgorzata Bieniaszewska